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Lista de comprobación para los gerentes: evaluación y selección de herramientas de software de colaboración

Con tantas herramientas y servicios de colaboración disponibles, ¿cómo puede elegir la tecnología de colaboración correcta para su empresa? Para responder a esta pregunta, necesita un marco de trabajo para comprender con exactitud los problemas que estas herramientas están diseñadas para resolver.

Un marco de trabajo que ha sido útil para que nosotros podamos hablar sobre las herramientas de colaboración es la matriz de colaboración de tiempo/espacio que se desarrolló a principios de la década de 1990 mediante varios eruditos de trabajo colaborativo (figura 2-8).

La matriz de tiempo/espacio se enfoca en dos dimensiones del problema de colaboración:
tiempo y espacio.
He aquí una lista de “tareas pendientes” para empezar. Si sigue estos seis pasos, le ayudarán a invertir en el software de colaboración correcto para su empresa a un precio que pueda costear, y dentro de su tolerancia al riesgo.

1. ¿Cuáles son los desafíos de colaboración a los que se enfrenta la empresa en términos de tiempo y espacio? Ubique a su empresa en la matriz de tiempo/espacio. Puede ocupar más de una celda en la matriz. Se necesitarán distintas herramientas de colaboración para cada situación.

2. Dentro de cada celda de la matriz en donde su empresa hace frente a los desafíos, ¿exactamente qué tipos de soluciones hay disponibles? Haga una lista de productos de los distribuidores.

3. Analice cada uno de los productos en términos de su costo y de los beneficios para su empresa. Asegúrese de incluir los gastos de capacitación en su estimación, además de los costos de involucrar al departamento de sistemas de información, si es necesario

4. Identifique los riesgos para la seguridad y la vulnerabilidad involucrados con cada uno de los productos. ¿Está su empresa dispuesta a poner la información propietaria en las manos de proveedores de servicios externos a través de Internet? ¿Aceptaría su empresa arriesgar sus operaciones importantes frente a los sistemas controlados por otras compañias? ¿Cuáles son los riesgos financieros a los que se enfrentan sus distribuidores? ¿Estarán aquí en un plazo de tres a cinco años? ¿Cuál sería el costo de realizar el cambio a otro distribuidor en caso de que falle la empresa distribuidora?

5. Busque la ayuda de usuarios potenciales para identificar cuestiones de implementación y capacitación. Algunas de estas herramientas son más fáciles de usar que otras.

6. Haga su selección de posibles herramientas e invite a los distribuidores a que realicen presentaciones.

LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS

Hemos visto que las empresas necesitan sistemas de información para operar en la actualidad y que utilizan muchos tipos distintos de sistemas.

En todas las empresas excepto las más pequeñas, el departamento de sistemas de información es la unidad organizacional formal responsable de los servicios de tecnología de la información.

EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es importante mencionar que el departamento de sistemas de información es la unidad organizacional formal responsable de los servicios de tecnología de la información, además se encarga de dar mantenimiento al hardware, software, almacenamiento de datos y las redes que componen la infraestructura de las TI de la empresa. Especialistas como programadores, analistas de sistemas, jefes de proyectos y gerentes de sistemas de información encabezados por un CIO son parte del personal que compone el departamento de sistemas de información.

En muchas empresas, el departamento de sistemas de información es dirigido por un director de información (CIO). El CIO es un gerente de nivel superior que supervisa el uso de la tecnología de la información en la empresa. En la actualidad los CIO deben tener un sólido historial de negocios así como experiencia en sistemas de información, y deben desempeñar un papel de liderazgo para integrar la tecnología en la estrategia de negocios de la empresa. Las grandes empresas de la actualidad también tienen los puestos de director de seguridad, director del conocimiento y director de privacidad; todos ellos trabajan muy de cerca con el CIO.

El director de seguridad (CSO) está a cargo de la seguridad de los sistemas de información para la empresa y es responsable de implementar la política de seguridad de la información.

El director del conocimiento (CKO) es responsable del programa de administración del conocimiento de la empresa. El CKO ayuda a diseñar programas y sistemas para buscar nuevas fuentes de conocimiento o hacer un mejor uso del existente en los procesos organizacionales y gerenciales.

Los usuarios finales son representantes de los departamentos fuera del grupo de sistemas de información, para quienes se desarrollan las aplicaciones. Estos usuarios desempeñan un papel cada vez más grande en el diseño y desarrollo de los sistemas de información.

ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Existen varios tipos de empresas de negocios, y hay muchas formas en las que se organiza la función de TI dentro de la empresa.

La cuestión acerca de cómo se debe organizar el departamento de sistemas de información es parte del aspecto más extenso de la gobernanza de TI. La gobernanza de TI (IT governance) incluye la estrategia y las políticas para usar la tecnología de la información dentro de una organización.

Especifica los derechos de decisión y el marco de trabajo para la rendición de cuentas, con el fin de asegurar que el uso de la tecnología de la información apoye las estrategias y objetivos de la empresa.

SISTEMAS PARA COLABORACIÓN Y TRABAJO EN EQUIPO

Colaboración es trabajar con otros para lograr objetivos compartidos y explícitos. Se enfoca en realizar tareas o misiones y por lo general se lleva a cabo en una empresa u otro tipo de organización, y entre una empresa y otra.

La colaboración puede ser de corto plazo, en donde dura unos cuantos minutos, o de un plazo más largo, dependiendo de la naturaleza de la tarea y de la relación entre los participantes. La colaboración puede ser de uno a uno o de varios a varios. Los equipos tienen una misión específica que alguien en la empresa les asignó. Tienen que completar un trabajo. Sus miembros necesitan cooperar en la realización de tareas específicas y lograr en forma colectiva la misión del equipo. La colaboración y el trabajo en equipo son importantes en la actualidad más que nunca, por una variedad de razones.

• Naturaleza cambiante del trabajo. La naturaleza del trabajo es distinta a los tiempos de la manufactura en fábricas y el trabajo de oficina previo a las computadoras, en donde cada etapa en el proceso de producción ocurría de manera independiente a las demás, y era coordinado por los supervisores.
• Crecimiento del trabajo profesional. Los empleos de “interacción” tienden a ser trabajos profesionales en el sector de servicios que requieren una estrecha coordinación y colaboración.
• Organización cambiante de la empresa. Durante la mayor parte de la era industrial, los gerentes organizaban el trabajo en forma jerárquica. Los pedidos bajaban por la jerarquía, y las respuestas se desplazaban de vuelta hacia arriba por ella.
• Ámbito cambiante de la empresa. El trabajo de la empresa ha cambiado de una sola ubicación a varias: oficinas o fábricas a lo largo de una región, una nación o incluso alrededor del mundo.
• Énfasis en la innovación. Aunque tendemos a atribuir las innovaciones en los negocios y las ciencias a individuos sensacionales, es más probable que estas personas laboren con un equipo de brillantes colegas, y a todos ellos les antecede una extensa línea de los primeros innovadores y las primeras innovaciones
• Cultura cambiante del trabajo y la empresa. La mayor parte de la investigación sobre la colaboración está a favor de la noción de que diversos equipos producen mejores salidas y con más rapidez que los individuos que trabajan por su cuenta.

CREACIÓN DE UNA CULTURA COLABORATIVA Y PROCESOS DE NEGOCIOS

La colaboración no se realiza de manera espontánea en una empresa, en especial si no hay cultura de apoyo ni procesos de negocios.
La función de los gerentes de nivel medio es crear los grupos de trabajo, coordinar su labor y monitorear su desempeño. En una cultura colaborativa, la gerencia de nivel superior establece la colaboración y el trabajo en equipo como algo vital para la organización, y en realidad la implementa para los niveles superiores de la empresa también.

HERRAMIENTAS Y TECNOLOGÍAS PARA COLABORACIÓN Y TRABAJO EN EQUIPO

En la actualidad hay cientos de herramientas diseñadas para lidiar con el hecho de que, para poder tener éxito en nuestros empleos, todos dependemos de los demás, nuestros compañeros empleados, clientes, proveedores y gerentes.

Correo electrónico y mensajería instantánea (IM)

Las corporaciones han adoptado el correo electrónico y la mensajería instantánea como una de las principales herramientas de comunicación y colaboración para apoyar los trabajos de interacción 

Redes Sociales

Herramientas para ayudar a las personas a compartir sus intereses e interactuar. Las herramientas de redes sociales se están convirtiendo con rapidez en una herramienta corporativa para compartir ideas y colaborar entre los trabajos basados en interacción de la empresa.

Wikis

Los wikis son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir y editar contenido de texto y gráficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de páginas Web o las técnicas de programación

Mundos virtuales

Representan entornos 3-D en línea que son habitados por “residentes” que crearon representaciones gráficas de ellos mismos, conocidas como avatares. Las organizaciones como IBM e INSEAD, una escuela de negocios internacional con campus en Francia y Singapur, están usando este mundo virtual para sostener reuniones en línea, sesiones de capacitación y “salones sociales”.

Entornos de colaboración basados en Internet

Productos de software que proveen plataformas multifuncionales para la colaboración en grupos de trabajo formados por equipos de empleados que trabajan en conjunto desde muchas ubicaciones distintas.

• Sistemas de reuniones virtuales Para muchos negocios, incluyendo los de banca de inversiones, contabilidad, leyes, servicios de tecnología y consultoría gerencial, el hecho de realizar muchos viajes es imprescindible.  En un esfuerzo por reducir los gastos de viaje, muchas empresas (grandes y pequeñas) están adoptando las tecnologías de videoconferencias y conferencias Web.

Una característica importante de los sistemas de videoconferencias vanguardistas de alta tecnología es la tecnología de telepresencia, un entorno integrado de audio y video que permite a una persona dar la apariencia de estar presente en un lugar distinto a su verdadera ubicación física.

PROCESOS DE NEGOCIOS Y SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESOS DE NEGOCIOS Y SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

PROCESOS DE NEGOCIOS

Los procesos de negocios son el conjunto de actividades requeridas para crear un producto o servicio. Estas actividades se apoyan mediante flujos de material, información y conocimiento entre los participantes en los procesos de negocios

SISTEMAS DE INFORMACIÓN 

En mayor grado, el desempeño de una empresa depende de qué tan bien están diseñados y coordinados sus procesos de negocios, los cuales pueden ser una fuente de solidez competitiva si le permiten innovar o desempeñarse  mejor que sus rivales.

CÓMO MEJORA LA TECNOLOGÍA DE

LA INFORMACIÓN LOS PROCESOS

DE NEGOCIOS

Los sistemas de información automatizan muchos de los pasos en los procesos de negocios que antes se realizaban en forma manual, como verificar el crédito de un cliente o generar una factura y una orden de envío.

No obstante, en la actualidad, la tecnología de la información puede hacer mucho más. La nueva tecnología puede incluso cambiar el flujo de la información.

 

Mediante el análisis de los procesos de negocios, usted puede comprender con mucha claridad la forma en que realmente funciona una empresa

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Una organización de negocios tiene sistemas que dan soporte a los procesos de cada una de las principales funciones de negocios. Los sistemas funcionales que operan de manera independiente unos de otros se están convirtiendo en una cosa del pasado, ya que no pueden compartir información con facilidad para dar soporte a los procesos de negocios multifuncionales.

Según Perspectivas

-Funcional

-Usuarios

Sistemas para distintos grupos gerenciales.

Una empresa de negocios tiene sistemas para dar soporte a los distintos grupos de niveles de administración.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

Los gerentes de operaciones necesitan dar seguimiento a las actividades y transacciones elementales

de la organización. Tales como ventas, recepciones,depósitos de efectivo, nomina y flujo de materiales de una fabrica. Este sistema consiste en un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones cotidianas que se requieren para la conducción de la empresa.

Sistemas de información gerencial para el soporte de decisiones (MIS)

Sistemas que ayudan con las actividades de supresión, control, toma de decisiones y administración, estos proporcionan información sobre el desempeño actual de la empresa la cual se utiliza para supervisar y controlar la empresa y pronosticar su desempeño futuro. Estos sistemas utilizan en la mayoría de las ocasiones los datos de los TPS

 Sistema de soporte de decisiones (DSS)

Ayudan a tomar decisiones poco habituales, es decir, se enfocan en problemas de naturaleza única y  que cambian con rapidez. Los DSS Utilizan información interna extraída desde los TPS y los MIS, además de información de fuentes externas. Estos sistemas incluyen software de fácil manejo para los usuarios.

  Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)

Ayuda en las decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y comprensión porque no existe un procesamiento convenido para llegar a una solución. Los ESS están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos, además extraen información resumida de los MIS y DSS internos.

INTERRELACIONES

Al repasar todos los distintos tipos de sistemas que acabamos de explicar, tal vez se pregunte cómo es que una empresa puede administrar toda la información en estos distintos sistemas.

APLICACIONES EMPRESARIALES

Son sistemas que abarcan todas las áreas funcionales con la tarea de ejecutar procesos de negocios a lo largo de la empresa e incluyen todos los niveles de administración. Hacen posible que la información distribuida en los diferentes sistemas se pueda compartir en la empresa.

Recopilan datos de varios procesos de negocios de las distintas áreas almacenándolos en una base de

datos central. Estos sistemas aceleran la comunicación de la información en toda la empresa, además aportan información valiosa para mejorar la toma de decisiones.

INTRANET Y EXTRANET

Se consideran herramientas que utilizan las empresas para incrementar la integración y agilizar el flujo de la información en su interior e igual que con sus clientes y proveedores.

NEGOCIOS EN LINEA, COMERCIO ELECTRÓNICO Y GOBIERNO ELECTRÓNICO

Los sistemas y tecnologías que acabamos de describir están transformando las relaciones de las empresas con los clientes, empleados, proveedores y socios de logística en relaciones digitales mediante el uso de redes e Internet. Debido a la gran cantidad de negocios basados en redes digitales, en este libro con frecuencia utilizamos los términos “negocio electrónico” y “comercio electrónico